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¿Quién inventó el teletrabajo?

Hay precedentes bastantes años atrás en la historia que demuestran que trabajar desde casa no necesariamente tiene que estar reñido con la productividad. El ejemplo es el mismísimo Isaac Newton. 

En 1665, cuando la Universidad de Cambridge se vio obligada a cerrar temporalmente debido a la propagación de la peste bubónica, Newton tuvo que trabajar desde casa y fue precisamente durante este tiempo cuando consiguió desarrollar el cálculo y la teoría de la gravedad.

Sin embargo, lo que hizo Newton fue simplemente trabajar desde casa. El teletrabajo no llegó hasta el siglo XX, ligado a las incipientes empresas tecnológicas.

Durante la década de 1970, en plena crisis del petróleo en Estados Unidos, el físico e ingeniero Jack Nilles comenzó a pensar en formas de optimizar losrecursos no renovables. No solo por su cantidad limitada, sino también por la contaminación derivada, las aglomeraciones y los problemas de movilidad.

Para optimizar estos recursos, ahorrar energía y evitar los problemas de transporte, su primera idea fue “llevar el trabajo al trabajador” en lugar de hacerlo al revés. Partiendo de esta idea, creó el concepto de telecommuting un tanto difícil de traducir al castellano. “Lo traducimos por trabajar en casa o trabajar en remoto, pero no hay que entenderlo tanto desde el punto de vista de la sostenibilidad, sino desde la organización. El teletrabajo nos permite organizar el trabajo desde cualquier sitio y en cualquier momento. Es un cambio cultural”, apuntan desde la Universitat Oberta de Catalunya.

Nilles implementó el modelo de teletrabajo en la aseguradora en la que estaba contratado en 1973. Su idea consistía en conectar los teclados y pantallas de sus compañeros a estaciones remotas cercanas a la sede de la empresa. De esta manera, cada trabajador podía seguir trabajando como si estuviera allí, pero sin estarlo.

Sin embargo, a esas alturas de la historia, el desarrollo tecnológico no estaba lo suficientemente avanzado como para que el teletrabajo pudiese llegar a ser una realidad masiva. El salto tecnológico dado en las décadas siguientes, la bajada de los costes informáticos, la velocidad de las redes de comunicación y la difusión comercial de Internet pusieron a disposición de millones de personas los recursos necesarios para el teletrabajo. Por no hablar de la explosión tecnológica que supuso el desarrollo de Silicon Valley. Todo sumado nos ha traído a donde nos encontramos hoy día.

¿Pero cómo organizar tu teletrabajo para ser más productivo?

Cuando trabajas desde casa, el espacio físico en el que vas a pasar horas concentrado tiene una importancia decisiva en tu productividad. Tus resultados laborales y tu comodidad dependen de que sigas  sencillos consejos.

Que tu entorno de trabajo sea eficiente te ayudará sin lugar a dudas a ser más productivo en el trabajo. Seguro que conoces la sensación de haber estado todo el día activo pero sin haber conseguido nada. Eso se llama un día improductivo y revela una organización ineficiente del trabajo. ¿Cómo solucionarlo?

1. El orden de las cosas sí que altera el producto 

¿Eres ordenado o tu mesa está siempre repleta de papeles, notas, post-it, y no hay sitio ni para la taza de café? Es precisamente por aquí por donde debes empezar a cambiar tu entorno de trabajo. Aunque parezca anecdótico, no lo es. Una mesa desordenada garantiza una agenda desordenada, un día desordenado… y una mente desordenada.

"El orden de tu mesa facilitará tu comodidad y la rentabilidad del trabajo que hagas."

2. La luz del sol hace crecer las ideas

La cantidad de luz natural es esencial para trabajar. Tu objetivo debe ser trabajar en un entorno con el máximo posible de luz solar indirecta. Si debido a la orientación del inmueble esto es difícil o imposible, instala una lámpara de mesa para cuando necesites concentrarte en algún documento y una lámpara de pie para la luz de ambiente. Para un trabajo eficiente, usa bombillas de bajo consumo.

En las ventanas instala estores o cortinas que dejen pasar claridad y eviten el molesto deslumbramiento, principalmente si trabajas con el ordenador o pantallas.

Además debes procurar organizar tu día en función del sol. ¿Suena raro? La humanidad lleva haciéndolo desde el origen de los tiempos y ha dado buenos resultados, convirtiéndonos en la especie más productiva. Cuando amanece, se empieza a trabajar. Cuando se oculta el sol, se para.

De esta manera conseguirás imponerte un horario, algo especialmente útil y saludable cuando se trabaja desde casa.

"Pasar muchas horas ante el ordenador no es productivo. Lo eficiente es pasar solo las horas necesarias."

3. Ni frío ni caliente, eficiente

La temperatura de tu entorno de trabajo es un factor importante. Si se te va la mano con la calefacción sufrirás de sequedad en las mucosas, piel irritable e incluso dolores de cabeza, por no hablar del derroche energético que acabará pasándote factura (literalmente). Si pones el aire acondicionado demasiado alto también sufrirás consecuencias negativas en tu salud y tu bolsillo.

La solución es acostumbrarte a trabajar a estas temperaturas:

• Con la calefacción encendida: a 21ºC como mucho, siendo recomendable que te abrigues un poco más y bajes a 20ºC. Tu bolsillo lo va a notar.
• Con el aire acondicionado encendido: nunca por debajo de 25ºC.
• Con todo apagado: es la situación ideal para la eficiencia energética y debes aprovecharte de los momentos otoñales y primaverales en los que tu casa consiga mantenerse por sí misma entre los 19ºC y los 26ºC, un rango de temperaturas al que deberías poder trabajar agradablemente si adaptas tu vestimenta a las circunstancias.

"La habitación en la que trabajes debe estar bien aislada para que tu energía no se desperdicie."

4. Menos papel, más tecnología

En estos tiempos ya no tiene sentido depender de los folios y el bolígrafo. Puedes seguir recurriendo a ellos para ciertos momentos de inspiración o para abordar tareas concretas y diferenciadas, pero lo ideal es que te muevas a lo digital.

El almacenamiento en la nube, la introducción de la tecnología en todas las facetas de la vida laboral, la digitalización, la gestión electrónica de documentos… Todo esto permite crear lugares de trabajo más inteligentes y eficientes, en la oficina o fuera de ella.

Utiliza todas las herramientas que tienes a tu disponibilidad. Sobre todo aquellas que ayudan a trabajar de forma conectada con el resto del equipo. La nube debe convertirse en tu gran aliada. Programas de videollamadas como Skype o Google HangOut te permitirán establecer protocolos de comunicación de forma fluida, sencilla y natural, como por ejemplo, realizar una reunión de status a primera o última hora de la jornada laboral. Herramientas de mensajería como Slack son de gran ayuda para desarrollar proyectos de forma compartida al permitir crear distintos hilos (conversaciones) y organizarlos por temáticas de forma intuitiva y sencilla. Tal y como hemos comentado, fijar fechas de entrega de cada una de las tareas nos ayudará a organizarnos y ser más productivos, para ello, Google Calendar y sus calendarios online son una apuesta segura.

La tecnología te permitirá también una comunicación perfecta con tus compañeros de trabajo y jefes. Tu vida laboral solo va a mejorar gracias a aplicaciones cada vez más eficientes que garantizan diálogos fluidos, reuniones a distancia, trabajar conjuntamente en documentos en línea… El fruto de todo esto será más productividad.

"Para aprovechar las ventajas del teletrabajo necesitas estar al día y conocer el software de comunicaciones y productividad que te facilita la vida."

5. Tu casa no es tu trabajo

El último mandamiento del teletrabajador pero posiblemente el más importante para tu salud mental. Puedes trabajar desde casa, pero no puedes vivir en el trabajo. Es imprescindible que diferencies tu espacio de trabajo del resto de tu hogar. De lo contrario, tu espacio vital y tu espacio laboral empezarán a fusionarse de manera peligrosa.

Si no puedes dedicar toda una habitación a tu entorno de trabajo, escoge un rincón perfectamente equipado y decóralo de manera eficiente.

• Solo los muebles estrictamente necesarios para trabajar.
• Decoración alegre pero muy sencilla, sin estridencias.
• Minimizar los focos de interrupciones: si convives con alguien, infórmale de que estás trabajando y no puede molestarte por cualquier minucia.

El peligro de la procrastinación. Dejar para mañana lo que podrías hacer hoy: así podría resumirse el significado de "procrastinar", el verbo que se ha convertido en el enemigo del rendimiento y de la productividad en las empresas.El móvil es una de las mayores fuentes de procrastinación y, precisamente por eso triunfan apps como Focus Lock (gratuita, disponible en Google Play), que permite usar el smartphone para trabajar y bloquear determinadas apps durante un tiempo sin afectar al funcionamiento del dispositivo. Forest puede ser otra gran aliada para el uso del móvil pero también del ordenador, ya que directamente bloquea algunas apps o páginas en el navegador. Por lo tanto, podremos seguir realizando llamadas o entrando en las webs autorizadas y Forest nos mostrará cómo crece nuestro ‘arbolito ficticio’ pero, si caemos en redes sociales o en sites que marquemos como “prohibidos”, nuestro arbolito morirá.

Sociabilizar. El aislamiento acaba afectando a la motivación. Mantén abiertos canales de comunicación con el equipo y, por ejemplo, durante estos días no intentes solucionar lo que se trataría en una reunión o en una conversación face to face a través de un email, sobre todo si implica temas delicados y de fácil malinterpretación. Prioriza el uso de las llamadas o de las videollamadas como vía de comunicación. Además, algo tan sencillo como saludar al inicio de la jornada y despedirse al finalizarla a través de mensajería instantánea reforzará el sentimiento de equipo y ayudará a determinar la disponibilidad de cada uno de los miembros. 

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Y recuerda, has de mantener el equilibrio entre vida personal-profesional. Trabajar desde casa no puede implicar trabajar o estar disponible para la empresa o para el negocio 24h. Hay que saber parar. Para ser eficientes en el ámbito laboral, la desconexión y el descanso son también importantes. El teletrabajo supone, en cierta manera, el paso de trabajar por horas a trabajar por proyectos y objetivos. Eres libre (o tienes una mayor libertad) para organizar tu tiempo pero los objetivos deben cumplirse.

Teletrabajar no significa que te quedes solo y no puedas pedir consejo o ayuda pero sí que requiere que tengas una cierta autonomía a la hora de realizar tu trabajo.

Ahora ya sabes lo que necesitas para adaptarte a este cambio cultural, aplicalo en tu día a día y trabaja de una manera más productiva y eficaz a la vez que disfrutas de una mayora autonomía y sobretodo más libertad.

¿Qué es?

Procrastinación, fue una de las palabras más buscadas en la RAE el año pasado, parece que este término nos genera mucha curiosidad. Muchas personas piensan que la procrastinación es una especie de holgazanería, pasar de hacer más cosas o una dejadez continua. Pues siento decir que están equivocados. Entonces te preguntarás... ¿De qué se trata? 

Etimológicamente, “procrastinación” deriva del verbo en latín procrastināre, postergar o posponer hasta mañana. Sin embargo, es más que postergar voluntariamente. La procrastinación también deriva de la palabra del griego antiguo akrasia, hacer algo en contra de nuestro mejor juicio

“Es hacerse daño a uno mismo”, dijo Piers Steel, un profesor de Psicología Motivacional en la Universidad de Calgary.

La autoconciencia, es decir observarnos a nosotros mismos, es una pieza clave para entender por qué procrastinar nos hace sentir mal. Cuando procrastinamos, no solo somos conscientes de que estamos evadiendo la tarea en cuestión, sino también sabemos que hacerlo es probablemente una mala idea. Y aun así, lo hacemos de todas maneras.

Esta es la razón por la que decimos que la procrastinación es esencialmente irracional ya que no tiene sentido hacer algo que sabes que tendrá consecuencias negativas.

La procrastinación no es un defecto del carácter o una maldición misteriosa que ha caído en tu habilidad para administrar el tiempo, sino una manera de enfrentar las emociones desafiantes y estados de ánimo negativos generados por ciertas tareas: aburrimiento, ansiedad, inseguridad, frustración, resentimiento y más.

“La procrastinación es un problema de regulación de emociones, no un problema de gestión de tiempo”, dijo Tim Pychyl, un profesor de Psicología.

¿Para qué procrastinamos?

¿Pero yo creía que procrastinamos para sentirnos mejor?...Sí, parece irónico, ¿Verdad? Procrastinamos para evitar sentimientos negativos, pero terminamos sintiéndonos aún peor, es porque así es. Y de nuevo, debemos agradecer a la evolución.

La procrastinación es el ejemplo perfecto del sesgo del presente, la tendencia de nuestra mente a dar prioridad a necesidades a corto plazo en vez de las de a largo plazo.

“Realmente no fuimos diseñados para pensar hacia adelante en el futuro más lejano porque necesitábamos enfocarnos en proveernos nosotros mismos en el aquí y ahora”, dijo el psicólogo Hal Hershfield, un profesor de la Universidad de California en Los Ángeles.

La investigación de Hershfield ha mostrado que, a nivel neuronal, percibimos a nuestros yo del futuro más como extraños que como parte de nosotros mismos. Cuando procrastinamos, hay partes de nuestro cerebro que realmente piensan que las tareas que estamos suspendiendo —y los sentimientos negativos que las acompañan y que nos esperan del otro lado— son problema de alguien más.

Cuando nos enfrentamos con una tarea que nos hace sentir ansiosos o inseguros, la amígdala —la parte del cerebro que funciona como “detector de amenazas”— percibe esa tarea como una amenaza genuina, en este caso a nuestra autoestima o nuestro bienestar. Incluso si intelectualmente reconocemos que suspender la tarea nos creará más estrés en el futuro, nuestros cerebros están todavía conectados para preocuparnos más por eliminarla amenaza en el presente. Los investigadores llaman a esto “secuestrar la amígdala”.

Desafortunadamente, no podemos simplemente decirnos a nosotros mismos que dejemos de procrastinar. Y aunque no el eje del problema no tiene que ver con la gestión de tu tiempo, procrastinar continuamente afecta a tu productividad y reduce considerablemente la calidad de tus resultados, pero tranquilas/os , en este podcast compartiré con vosotros  tres maneras para disciplinar tu mente y acostumbrarla a enfocarse en lo que de verdad es importante para ti.

Seguro que en algún momento puedes identificarte con personas procrastinadoras, por más metas que tengan, no consiguen concretarlas y las van postergando para el futuro, siempre aplazando las cosas, esperando el “cuando esté listo”. 

Si tu eres un procrastinador o conoces a alguno seguro que los consejos que os voy a presentar a continuación os ayudarán a cambiar la mentalidad. Pasaréis de procrastinar (esperar al mañana) a actuar (tomar acción hoy) este cambio representará una transformación en cómo te relacionas con esos proyectos que tienes pero que has estado evitando o posponiendo.

Para empezar, has de ser consciente de que tu mente es muy poderosa, es toda una experta en inventar excusas para que no hagas lo que sabes que tienes que hacer: No es importante, mañana lo hago, estoy esperando a sentirme bien para empezar...

¿Te suenan estas excusas? Desde luego es bastante complicado autorregularnos y a nuestra mente le encanta jugarnos malas pasadas. 

Decimos, por ejemplo, que nos gustaría bajar de peso pero no introducimos nuevos hábitos como ir al gimnasio y tampoco variamos nuestras raciones de alimentos. Tu quieres salud pero tu mente quiere otra hamburguesa doble con patatas...Y adivina quién gana. Por esta razón, es muy importante aprender a disciplinar tu mente y la reestructurarla para que deje de salirse siempre con la suya. 

Vamos con los tres pasos que te ayudarán a dejar de procrastinar y te ayudarán a tomar el control de tus decisiones. 

Primer Paso

Lo primero que tienes que hacer dividir la tarta. ¿A qué me refiero con esto? Pues significa que no te puedes comer toda la tarta de una vez, tienes que comerla en pequeñas porciones. 

 Lo mismo sucede con tus objetivos, no puedes bajar de peso en un día, tienes que hacerlo por fases. Si tu objetivo final es ponerte en forma y vivir de una manera más saludable, te invito a ponerte objetivos diarios durante un periodo prolongado de tiempo…

En lugar de decir “quiero bajar de peso” lleva un diario de objetivos donde cada día escribas las actividades que has de llevar a cabo para cumplir tu objetivo. Por ejemplo: Una hora de ejercicio por la mañana, no coger el ascensor en la oficina y cenar una ensalada.

Al final del día, antes de ir a dormir, evalúa si lo has hecho bien y si has cumplido tus tres objetivos diarios, si lo has hecho recompensate, aunque en este caso no lo hagas comiéndote una tarrina de helado o una tableta de chocolate...Me refiero a algo que disfrutes pero que no afecte a tus objetivos.

Recuerda, sin importar cuál sea tu objetivo final, divídelo en pequeños objetivos específicos fáciles de digerir, lo ideal sería que llevaras un control diario de tus objetivos, antes de dormir, dedícale 5 minutos a evaluar tus objetivos y a planificar los del día siguiente, aplicando esta metodología, ese proyecto gigante que tanto has pospuesto deja de intimidarte, al desglosarlo en pequeñas partes la ansiedad pierde poder y desaparece la confusión porque ya sabes:

¿Qué es lo que tienes que hacer?

¿Cuándo y dónde lo tienes que hacer?

Con este conocimiento tu objetivo se vuelve mucho más digerible 

Segundo Paso

Lo segundo que tienes que aprender es eliminar las distracciones. Probablemente ya te hayas dado cuenta de que tu mente es una manipuladora si estás tratando de comer de manera saludable, cualquier anuncio de comida basura parecerá increíblemente irresistible… Si quieres terminar un proyecto, Instagram te resultará mucho más entretenido y si tienes un libro que leer, todas las series de Netflix te parecerán maravillosas. 

Judson Brewer, Director de investigación de la Universidad de Brown dijo que “Nuestra mente está en una constante búsqueda de recompensas relativas. Si tenemos un círculo de hábitos alrededor de la procrastinación pero no hemos encontrado una mejor recompensa, nuestra cerebro continuará haciéndolo una y otra vez hasta que le demos algo mejor que hacer.”

Para reconfigurar cualquier hábito tenemos que darle a nuestro cerebro lo que Brewer llamó “La Mejor y Más Grande Oferta”.

En el caso de la procrastinación, tenemos que encontrar una mejor recompensa que evadir, una que pueda aliviar nuestros sentimientos desafiantes en el presente pero sin causar daño a nuestro yo del futuro. Vivimos en la sociedad de la inmediatez y de la sobreinformación. Tenemos todo lo que necesitamos e incluso lo que no necesitamos al alcance de un click. Vivimos de un mar de distracciones que multiplica por un millón las razones que encontraremos para posponer todos nuestros planes.

Es por ello que la solución a este gran problema de posponerlo todo es completamente interna, es decir, no depende de cualquier cosa excepto de nosotros mismos.

La mente es adicta al placer y busca satisfacer esa necesidad haciendo actividades sencillas que demandan poco esfuerzo, pero recuerda, nuestra mente es como un ordenador, la podemos reprogramar para que asocie el placer con acciones productivas, lo único que tienes que hacer es visualizar todo lo positivo que te aportarán en el futuro el realizar estas acciones productivas. Exacto, visualiza la Mejor y Más Grande Oferta y pon todas tus energías en ello.

Por ejemplo, cuando estés comiendo sano, imagina lo bien que te sentirás y cómo mejorará tu salud en el futuro. Cuando estés realizando un nuevo proyecto imagina lo bien que te vas a sentir al presentarlo. Cuando estés leyendo un libro imagina lo satisfecho que te vas a sentir cuando lo termines. Esta motivación positiva hará que reediseñes tu mente para disfrutar de la comida saludable, trabajar en tus proyectos o cualquier otra actividad que estés posponiendo. 

Pero cuidado, si nunca has disciplinado a tu mente de esta manera va a ser difícil al principio tu mente se comportara como un caballo salvaje, pero ten paciencia, sigue domándola y poco a poco notarás la diferencia, tu mente será más disciplinada y disfrutará más de lo que tu quieres hacer.

Tercer Paso

Por último quiero compartir contigo una técnica muy eficaz y te ayudará a empezar a cambiar el hábito de procrastinar, el método es muy simple pero verás que funciona de manera extraordinaria Se llama la regla 5,4,3,2,1 es muy sencilla pero sumamente efectiva.

Cuando hay algo que sabes que tienes que hacer pero que no quieres haces una cuenta regresiva del 5 al 1 y luego la haces. Por ejemplo, imagina que te quieres levantar a las 6 de la mañana para ir a correr, cuando suena el despertador te das cuenta que tu mente te dice que te apagues el despertador, te des la vuelta y sigas durmiendo….Pues justo en ese momento empieza la cuenta regresiva, tu cabeza empieza a contar 5,4,3,2,1...Y justo antes de que termines de decir el 1 te levantas rápidamente te pones las deportivas y sales a correr. Así de sencillo, sin pensarlo demasiado, solamente haciendo la cuenta regresiva y al final actuando, os puede parecer que estoy de broma pero os invito que lo probéis para que veáis la efectividad de este método.

Esta técnica es increíblemente efectiva, funciona siempre. Créeme que lo más difícil será comenzar porque tu mente seguirá buscando excusas para no realizar la actividad, pero atentos, la mente necesita 5 segundos para crear excusas y justificaciones que te convenzan de que no hagas lo que tienes que hacer, por eso lo único que has de hacer es contar 5,4,3,2,1 y rápidamente pasar a la acción.

Poco a poco dominarás esta técnica y te será más fácil aplicarla. Empieza desde hoy mismo a aplicarla con todo lo que sabes que tienes que hacer pero que has estado postergando, ya sea ese proyecto que has tenido pendiente, ese libro que querías leer o esa hora que querías dedicar a hacer ejercicio, recuerda...5,4,3,2,1 y empieza ya! Te impresionarás lo fácil que te resultará hacer esas actividades que antes buscabas evitar.

Estos tres métodos cambiarán radicalmente la manera en la que te relacionas con tus metas y objetivos. Recuerda primero partir la tarta, separar tu objetivo final en pequeños objetivos o metas específicos. Segundo, eliminar las distracciones, reprogramar tu mente ofreciéndole la “Mejor y Más Grande Oferta” y tercero la regla 5,4,3,2,1 haz la cuenta regresiva y empieza a actuar, no le des tiempo a tu mente de buscar excusas y justificaciones. Aplicando estos tres conceptos notarás que empiezas a disciplinar a tu mente, la estás educando para dejar de procrastinar pero sobretodo estás demostrando que solo tú estás a cargo de la situación.

Conclusión

Recuerda, procrastinar nada tiene que ver con la gestión del tiempo ni la productividad, por tanto no lo solucionarás descargando una aplicación que te gestione el tiempo. Para solucionar el problema de raíz y dejar de procrastinar tendrás que trabajar tus emociones de una manera diferente y ofrecer a tu mente “La Mejor y Más Grande Oferta”. Y por último, te invito a que te hagas a ti mismo una gran pregunta y sobretodo que seas muy honesto a la hora responder, pues te será de gran ayuda. ¿Hasta cuándo vas a seguir posponiendo tu vida? 

Si te ha gustado este artículo dale like y si conoces a alguien a quién le pueda interesar, compártelo. Si te encuentras procrastinando sin poder parar, si no encuentras un propósito en tu vida o si no encuentras la manera de motivarte contacta conmigo a través de mi web hectoraguilarcoach.com o redes sociales como Instagram o LinkedIn.